Ainda faltam alguns meses para o final de ano, mas está mais do que na hora de organizar a festa de confraternização na sua empresa. Se você não sabe por onde começar, confira nossas dicas.

Definição de quando e onde

O ponto de partida é a data da festa, definindo também o horário e o local onde ela acontecerá. É importante neste momento saber quais serão os colaboradores convidados, que tipo de evento se quer fazer e como será a integração.

Desta maneira, pode-se definir uma data que seja boa para a grande maioria, um local adequado dentro ou fora da empresa, quais serão as atrações e toda a logística necessária.

Divulgação do evento

Com as decisões tomadas quanto ao dia, horário e local, o passo seguinte é divulgar o evento, para que as pessoas salvem a data e possam comparecer.

Toda a linha de comunicação deve ter um conceito/tema alinhado à festa de confraternização. A linguagem deve engajar e motivar. Os veículos de comunicação para divulgação do evento precisam ser planejados de forma que todos tenham ciência da celebração e sintam-se convidados especiais do evento.

Geralmente as empresas criam comitês para organizar estas festas. Esta é uma ótima prática.

A divulgação deve ser feita antes, durante e depois do evento. Cuidar dela nas três etapas de maneira objetiva e transparente é de fundamental importância para a satisfação de todos os participantes e para o resultado do evento.

Checklist dos itens necessários

O que é necessário para que o evento aconteça com sucesso? Pode ter certeza que é preciso muitas coisas! Para não esquecer de detalhes importantes, é indicado fazer um checklist com todos os itens, desde os mais básicos até os mais inusitados.

Não deixe de colocar nada na planilha, por mais óbvio que pareça. Durante a organização, há muita correria. Muito imprevisto. Ter o mínimo de improviso vai contribuir muito nessa hora, trazendo segurança ao seu evento.

Veja alguns exemplos de itens não básicos que devem ser pensados:

– ter um plano B em caso de chuva,

– acessibilidade,

– necessidades alimentares e nutricionais (intolerâncias, vegetarianismo, etc.).

Atenção na pré-produção

A palavra-chave da organização de sucesso de uma festa de confraternização é atitude. Portanto, não espere as coisas acontecerem, porque uma coisa é certa: a festa não vai ocorrer se ninguém for atrás. E se um deixar para o outro, a festa não sai!

Então, mãos à obra! Conheça todos os detalhes do planejamento e do que se pretende para o evento.

Marque reuniões com os fornecedores, peça para ver seus produtos e catálogos de serviços; monitore, cuide, cuide, cuide!

Todo esse material recebido deve ser compartilhado e avaliado pelo Comitê Organizador.

Crie um Cronograma com todos os itens, fornecedores e responsáveis por cada entrega. Não deixe nada para a última hora. Tenha de antemão a visão completa da entrega de cada item.

Garanta as aprovações com a Diretoria em tempo hábil, deixe claro aos fornecedores suas normas e procedimentos internos em relação à entrega, qualidade e pagamento.

Contrate e monitore organizadamente.

Terceirização da organização

Uma alternativa muito usual é a terceirização da organização dos eventos. Desta forma, uma única pessoa encarregada pela empresa precisará entrar em contato com apenas um fornecedor. Existem muitas opções e é necessário realizar uma pesquisa para escolher aquele que mais se adapte às condições e necessidades da empresa.

A internet pode ser seu ponto de partida para conhecer agências que possam organizar a sua festa de confraternização. A intuição pode ser utilizada nesse momento, mas o ideal é aliá-la ao lógico, ou seja, a empresas que possuam experiência comprovada e depoimentos e avaliações positivas.

Esta prática tem trazido grandes benefícios aos contratantes de evento, pois as pessoas da equipe que estariam envolvidas na organização da festa podem continuar com suas atividades rotineiras mantendo o foco no seu trabalho.

A contratação de uma empresa terceirizada eleva em muito a taxa de retorno para estes eventos corporativos.

Pode-se aumentar significativamente o índice de engajamento, satisfação e senso de pertencimento.

Assim, percebe-se um custo benefício valioso na prática da terceirização.

Com estas dicas e um bom briefing, seu evento tem tudo para ser um sucesso.

Se você trabalha em uma empresa e gostaria de realizar um evento 100% bem organizado, entre em contato com a TemArt. Passe um briefing ou peça um orçamento. Nós estamos acostumados a organizar eventos para empresas de diversos portes nos mais variados segmentos de atuação.

Possuímos diversos fornecedores e parceiros especializados com experiência comprovada.

Destaque: Veja alguns exemplos de eventos corporativos realizados pela TemArt.

http://temart.com.br/cases/alstom/

http://temart.com.br/temart-eventos-festas-e-congressos/

Além disso, nosso espírito sempre colaborativo e inovador é a nossa chave de sucesso para a realização de eventos memoráveis.