Eventos corporativos não podem ser realizados de qualquer forma. Isso porque eles demandam significativas quantidades de tempo e de dinheiro. Logo, devem ser tratados como um projeto empresarial, que requer um cuidadoso planejamento para que tudo saia conforme o esperado.

A seguir, daremos algumas dicas que o ajudarão a realizar um evento corporativo de sucesso, que realmente gere os resultados esperados.

1. Planeje tudo de acordo com o perfil do público-alvo

Espaço, decoração e mobiliário são alguns itens que devem ser planejados de acordo com o perfil do público-alvo. Se algo no evento não estiver de acordo com o perfil dos convidados, eles certamente estranharão e sua experiência será impactada.

Não se pode, por exemplo, usar o mesmo tipo de flor que se utiliza em casamentos em uma palestra. Da mesma forma, não se pode alugar uma casa de festas eletrônicas para se promover um encontro de executivos.

Tudo deve ser adotado levando em conta as preferências dos convidados e também a sua idade, sexo, cargo que ocupa, etc, para que nenhuma estranheza seja causada.

2. Estabeleça um teto de gastos

A definição de um teto de gastos é importante por três razões:

• Obrigará os responsáveis a buscarem soluções para fazerem mais com menos, ou seja, a realizarem um ótimo evento por um custo que caiba no orçamento;
• Obrigará os responsáveis a compararem diversos serviços para contratarem um que tenha um bom preço;
• Não tornará o evento empresarial caro demais, a ponto dele se tornar inviável financeiramente.

3. Contrate fornecedores extremamente confiáveis

Além da qualidade do serviço e do preço, também é preciso se atentar ao grau de confiabilidade do fornecedor. Será que ele entrega no prazo e realmente presta um bom serviço?

Para descobrir isso, é preciso contatar empresas que já contrataram o fornecedor para saber como foi sua experiência e procurar na internet elogios e reclamações sobre ele.

4. Inove

Para encantar os convidados e fazê-los se lembrarem do evento e da marca que o promoveu, é preciso inovar.

É necessário criar novas formas de convidar o público, de apresentar um produto ou serviço, de repassar conhecimentos e experiências, etc.

Quanto mais inovador e encantador um evento corporativo for, maior será o seu sucesso.

5. Sirva comidas e bebidas adequadas para a ocasião

Comidas gordurosas e bebidas com alto teor alcoólico não são adequadas para eventos corporativos. Isso porque, na maioria dos eventos, os profissionais precisam se manter concentrados para absorverem conhecimentos, e comidas e bebidas desse tipo podem tirar a sua concentração.

O ideal é servir alimentos saudáveis, como frutas e sucos de frutas. As comidas e bebidas também devem estar adequadas à duração do evento corporativo.

Refeições mais completas são ideais para eventos de longa duração, como feiras, seminários e convenções, enquanto que petiscos são mais adequados para os de curta duração, como workshops e encontros de executivos.

6. Defina um local e data que sejam adequados para os convidados

Na hora de definir o local e a data, é preciso se atentar a dois fatores:

1. A região em que os convidados trabalham ou residem;
2. A data e a hora em que eles estarão disponíveis para participar do evento.

Se o local ficar muito longe dos convidados, muitos deles certamente não participarão. Isso também pode ocorrer se a data e a hora marcada forem durante a semana e o horário de trabalho.

O ideal é descobrir em que região os convidados trabalham e também qual a data e a hora mais adequadas para eles. No caso dos convites, o recomendado é enviá-los semanas ou meses antes do evento acontecer, para que os convidados o programem em sua agenda.

7. Convide por diversos meios

No passado, o público era convidado apenas por meio de convites impressos ou telefone. Mas hoje, os profissionais querem ser convidados por outros meios, como pelas redes sociais (como Facebook, Twitter, Linkedin) e aplicativos de troca de mensagens (como Skype e Whatsapp).

É preciso considerar todas as opções disponíveis atualmente, para que todos os convidados sejam avisados sobre o evento.

8. Oriente e motive a equipe

Cada colaborador (garçom, segurança, profissional de apoio, etc) que participar do evento precisa ser devidamente orientado sobre a sua função. Também é preciso motivá-lo, informando-o que ele é uma das peças-chave para o evento empresarial ser um sucesso.

Isso evitará que um caos seja estabelecido na hora do evento, simplesmente por os colaboradores não saberem quais atividades devem realizar.

9. Acompanhe tudo bem de perto do início ao fim

Para garantir que tudo seja feito de acordo com o planejado, é necessário acompanhar cada processo por meio de um checklist.

Essa ferramenta ajuda a saber quais atividades foram ou não feitas dentro do prazo estabelecido no planejamento, para que medidas sejam rapidamente tomadas no caso de alguma delas não ter sido realizada.

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