Todo gestor ou profissional sabe que eventos corporativos são muito úteis para estreitar laços e obter novos conhecimentos e experiências. Mas para serem realmente úteis, eles precisam ser planejados cuidadosamente.

Ninguém pode simplesmente decidir que vai realizar um evento corporativo, planificar tudo em poucos minutos e começar a contratar serviços. É preciso considerar vários fatores e seguir corretamente uma série de passos, para que ele seja um sucesso.

Abaixo, listamos alguns erros geralmente cometidos por profissionais que decidem realizar eventos empresariais às pressas, sem qualquer planejamento.

Não definir um orçamento

O orçamento deve ser estabelecido de acordo com a verba disponível. A partir daí, pode-se definir qual será:

• O foco do evento;
• O seu porte;
• O perfil e a quantidade das pessoas a serem convidadas;
• Os serviços a serem contratados.

Quem não define uma verba, fica mais predisposto a não comparar os preços dos serviços e gastar mais do que deve. Corre-se o risco também de realizar um grande evento para um pequeno público, ou vice-versa. De qualquer forma, é importante estabelecer um orçamento para o evento, para que ele seja seguido e não falte verba para a sua realização.

Não inovar

Muitos gestores e profissionais vão a vários eventos todo ano, e não querem ter a mesma experiência em todos. Eles querem ver algo novo em cada evento, como uma nova maneira de apresentar um produto ou um buffet diferenciado. Por isso, é preciso inovar.

É inovando que os organizadores do evento conseguirão encantar os convidados e aumentar as chances da empreitada ser um sucesso.

Não escolher local e data adequadas

O local e a data devem ser definidas de acordo com o perfil do público-alvo e sua disponibilidade para participar do evento. Não se pode alugar um espaço infantil para um encontro de executivos, por exemplo.

E também não se pode marcar um evento para a segunda-feira, feriados e dias que os sucedem e datas em que são realizados outros eventos concorrentes, pois a maioria dos gestores e profissionais certamente não comparecerá.

Não montar uma estrutura apropriada

A estrutura inclui o mobiliário e os equipamentos que serão utilizados no evento empresarial, como projetores, microfones, computadores, caixas de som, etc. É válido lembrar que a estrutura deve estar de acordo com a decoração escolhida, para tudo ficar em harmonia e não causar estranheza.

E durante o evento, os equipamentos essenciais para as apresentações não podem falhar. Por isso, o recomendável é obter equipamentos confiáveis, testá-los antes do evento e, se possível, adquiri-los em pares (como dois microfones para cada apresentador, por exemplo).

Não planejar o buffet

A quantidade de bebida e comida deve ser comprada de acordo com o número de convidados, para que não haja faltas nem sobras.

É válido lembrar que o buffet precisa ser, obrigatoriamente, de qualidade, para que os convidados não fiquem frustrados. Mas um buffet de qualidade não necessariamente precisa ser caro. No mercado, existem fornecedores que oferecem ótimas opções de comidas e bebidas por valores bem acessíveis.

E para garantir a qualidade e evitar surpresas desagradáveis nesse quesito, é necessário agendar degustações.

Não convidar as pessoas adequadamente

Convidar os gestores e profissionais para o evento corporativo é algo óbvio para se fazer. Porém, muitos se esquecem de convidá-los, ou não os convidam pelos meios certos.

O convite pode ser feito da forma tradicional, por telefone ou convite impresso, ou por ferramentas tecnológicas, como e-mail, mensagem de texto e redes sociais. Isso também dependerá do perfil do público-alvo. Muitos gestores, principalmente aqueles mais conservadores, não utilizam redes sociais.

Então, nesse caso, não cabe utilizar esses meios para convidá-los. Agora, se as pessoas convidadas forem mais jovens e adeptas às novas tecnologias, as redes sociais certamente serão o meio mais eficaz para convidá-los.

Não treinar e orientar a equipe contratada

O treinamento da equipe é um dos fatores que contribuem para o sucesso do evento corporativo. Palestrantes, recepcionistas, garçons, seguranças, profissionais de apoio e de entretenimento etc, devem ser devidamente orientados sobre o que deverão fazer durante todo o evento corporativo.

Cada profissional deve estar ciente de seu papel e também a quem deve procurar caso haja um problema.

Quanto à liderança por parte dos coordenadores e produtores, ela é importante para não ser instalado um caos em qualquer necessidade básica de decisão durante o evento.

Se toda a equipe estiver bem orientada e em total sintonia, os responsáveis não precisarão ficar ‘tapando buracos’ no decorrer do evento.

E você, já cometeu algum desses erros? Conte-nos o que fez para contorná-lo. Aproveite também para compartilhar esse post com seus colegas de trabalho pelas suas redes sociais, para que eles também não cometam esses erros!