Todo evento corporativo possui um objetivo principal. E para ele ser alcançado e gerar o valor e o ROI esperados, é necessário planejá-lo corretamente. E na fase de planejamento, um dos elementos que devem ser levados em conta é a infraestrutura do local onde será realizado o evento.

Todo evento empresarial deve ter em sua infraestrutura alguns itens que são fundamentais para a sua realização.

No post de hoje, mostraremos quais são esses itens, que ajudam a tornar o espaço confortável e funcional para os anfitriões, apresentadores, colaboradores e, principalmente, para os convidados.

1. Mobiliário

O mobiliário deve ser escolhido com base no objetivo do evento corporativo e no perfil do público-alvo.

Um encontro de executivos, por exemplo, deve conter pequenas mesas frente às cadeiras, para que os convidados coloquem itens pequenos, como garrafas d’água e smartphones. Já um Workshop, que reúne os colaboradores de uma empresa, deve conter mesas maiores, para que eles consigam realizar as atividades propostas.

Cada móvel deve se ajustar perfeitamente às necessidades dos apresentadores e dos convidados, para que eles acompanhem as apresentações ou realizem as atividades propostas confortavelmente durante todo o evento.

2. Decoração

Itens de decoração (como flores, plantas, vasos, etc) não podem faltar num evento corporativo. Isso porque os convidados também precisam ficar encantados com o espaço, e não somente com o que está sendo apresentado.

Se eles se depararem com um espaço que só contém o mobiliário e os equipamentos, acharão que quem promoveu o evento não se importou em encantá-los, e queria sua presença apenas para vender um produto, por exemplo.

É muito importante personalizar a decoração com o objetivo do evento, o perfil do público-alvo, as cores da marca e as soluções que ela oferece. Mas não se pode exagerar na decoração, senão os convidados se distrairão facilmente e não manterão o foco nas apresentações e nas atividades propostas.

3. Equipamentos

O evento empresarial deve ter equipamentos de:

• Áudio (caixas de som, microfones, pontos eletrônicos de ouvido);
• Vídeo (telões, projetores, TVs);
• Iluminação (movings, refletores);
• Gravação (câmeras e filmadoras);
• Apoio (tablets e notebooks).

É crucial que todos os equipamentos estejam funcionando perfeitamente na hora do evento. E para garantir um funcionamento perfeito, é preciso adquirir equipamentos de alta qualidade e testá-los várias vezes antes do evento.

Se for possível, deve-se adquirir também equipamentos extras, para o caso de algum falhar. Não se pode esquecer do gerador, para o caso da energia elétrica faltar.

4. Toaletes

Outro item de infraestrutura que todo evento empresarial deve ter é o toalete. Se o espaço não tiver uma instalação sanitária fixa, então será necessário encomendar um toalete químico. Nesse caso, é preciso verificar se ele suporta a quantidade de pessoas que participará do evento.

Seja qual for o tipo de toalete, ele deve estar limpo e funcionar perfeitamente durante todo o evento.

5. Rede elétrica

Alguns eventos corporativos exigem que os convidados usem seus notebooks ou dispositivos móveis para acompanharem as apresentações ou realizarem as atividades propostas. Outros não exigem.

Mas como a maioria dos gestores e profissionais usa constantemente seus dispositivos, é recomendável dar à eles a possibilidade de os recarregarem durante o evento enquanto acompanham as apresentações.

É por isso que o espaço deve contar com tomadas, com plugues utilizados nos dias de hoje. Se o espaço não disponibilizar tomadas fixas, então os organizadores devem providenciar aparelhos portáteis que carregam notebooks e smartphones.

6. Internet e telefonia

O público corporativo está sempre conectado. Constantemente, gestores e profissionais se comunicam com suas equipes pela internet e pelo telefone para verificar como estão o andamento dos processos. E durante um evento corporativo, eles também podem ter a necessidade de se comunicar.

É por isso que o local do evento deve oferecer conexão à internet (com ou sem fio) e rede de telefonia (móvel ou fixa). Se o local não oferecer internet, os organizadores devem providenciar aparelhos portáteis que a distribuem para os aparelhos.

7. Estacionamento

Muitos convidados irão para o evento de automóvel. Por isso, é preciso ver se o local onde ele será realizado tem estacionamento próprio, ou uma área próxima para estacionar. Também é preciso verificar se o local tem serviço de Valet e se possui restrições de acesso para carga e descarga – para o estacionamento dos veículos dos fornecedores.

Viu só quantos itens de infraestrutura não podem faltar em um evento corporativo? Se conhece algum outro, aproveite para falar sobre ele no campo de comentários abaixo!