A escolha dos fornecedores de eventos corporativos é uma das tarefas incluídas na etapa de planejamento.

Ela é considerada uma das mais importantes e, justamente por isso, requer muita atenção.

Isso porque a escolha de forma leviana pode resultar na contratação de fornecedores que prestam serviços de má qualidade e atrasam a entrega do que foi solicitado. E isso afeta a experiência dos convidados, os deixa frustrados e impacta diretamente nos resultados da empreitada.

E para ajudá-lo a escolher bons fornecedores para o seu evento empresarial, listamos abaixo os itens que devem ser avaliados antes de contratar um.

A qualidade do que é fornecido

O primeiro item que deve ser avaliado é a qualidade do que é oferecido pelo fornecedor.

Se, por exemplo, as cadeiras não forem confortáveis, os microfones não funcionarem adequadamente e o buffet não for feito com alimentos de qualidade, a experiência dos convidados certamente será afetada.

Por isso, independentemente do que é fornecido, é preciso atestar a qualidade.

E, para isso, é necessário entrar em contato com o fornecedor e solicitar uma demonstração do que ele oferece (equipamentos, buffet, mobiliário, decoração, etc).

Isso é importante principalmente para o buffet. O fornecedor deve permitir que os responsáveis pela realização do evento façam uma degustação dos alimentos e bebidas, para se certificar de que eles são de qualidade e encantarão o paladar dos convidados.

O prazo de entrega

Dependendo do tipo e do porte do evento, os fornecedores precisam realizar a entrega do que foi solicitado horas, dias ou até mesmo semanas antes dele começar.

É muito importante ver com cada fornecedor a sua disponibilidade e confirmar o cumprimento do prazo de entrega do que for solicitado.

É sempre válido lembrar que atrasos, por menores que sejam, geram prejuízos e dores de cabeça. E se o atraso for muito longo, pode até impedir o evento corporativo de ser realizado.

O nível de confiabilidade do fornecedor

Fornecedores não confiáveis são aqueles que prometem a realização de um ótimo serviço e não cumprem isso, o que acaba afetando os resultados do evento corporativo.

Por isso, antes de contratar qualquer fornecedor, também é importante verificar o seu nível de confiabilidade.

Esse nível pode ser analisado com base nas experiências que outras empresas tiveram com o fornecedor. E para verificar como foram essas experiências, o responsável pelo evento deve contatar essas empresas ou procurar elogios, críticas e reclamações direcionados à ele nos buscadores e nas redes sociais.

O tempo em que o fornecedor atua no mercado

Fornecedores altamente experientes, que já ajudaram na realização de inúmeros eventos corporativos e colecionam vários cases de sucesso, devem ter prioridade na hora da escolha.

Isso porque fornecedores experientes:

São mais confiáveis;

Entendem exatamente o que cada evento precisa;

Não cometem erros de iniciantes;

Contribuem diretamente para o sucesso da empreitada.

Então, se o fornecedor cumpre os requisitos de qualidade, prazo, experiência e confiabilidade, ele deve ser escolhido.

Fornecedores que deixam de cumprir pelo menos um desses requisitos devem ter seu perfil analisado com muito cuidado antes da decisão final, pois podem impactar negativamente nos resultados do evento corporativo.

Viu só quantos fatores devem ser levados em conta na hora da escolha dos fornecedores? Se conhece algum outro, aproveite para falar sobre ele nos comentários!